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RICOH 証憑電子保存サービス のご提案

電子帳簿保存義務化 令和4年(2022年)1月から始まっています!

電子帳簿保存法と改正ポイント

紙で受け取る書類の電子保存が取り組みやすくなる一方、電子で送受信したデータは紙での出力しての保存が認められず、電子取引要件通りに保存していないと、国税関係書類としてみなされなくなります。(2022年1月時点)
電子帳簿保存法と改正ポイント

令和 4 年度税制大綱を踏まえて

令和4年1月以降に送受信した電子取引データは要件を守った保存が義務となります。
ただし、令和5年12月31日までに行う電子取引については宥恕(ゆうじょ)措置が追加され、一定の条件に限り保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えありません。
電子帳簿保存法と改正ポイント
※ 詳細内容に関しては国税庁 HP などでご確認ください。

どのような場合に宥恕措置が認められるか?

電子帳簿保存法と改正ポイント
要件を守れていない保存や紙印刷しての保存も許容
↓  ↓  ↓
令和6年1月には宥恕措置は終了
必要な準備は進めておくべき

電子取引について、対象となる書類整理

電子帳簿保存法と改正ポイント
□メールの添付ファイル
□メール本文に取引を記載して送受信
※添付ファイルがない場合はメール本文をPDF化し、本サービスへ保存

電子帳簿保存法と改正ポイント
□取引自体を電子化するサービスのご利用
電子帳簿保存法と改正ポイント
□webからファイルをダウンロード
□web上での表示
※ファイルがダウンロードできない場合はWeb画面をPDF化し、本サービスへ保存
電子帳簿保存法と改正ポイント
□紙で出力していないFAX

【重要】電子保存におけるポイント

《真実性》改ざんされていない事を証明できる

タイムスタンプの付与、もしくは訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができること 等

《可視性》必要な情報を探して確認できる

「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目による検索ができること 等

《保存期間》法定期間の長期保存

証憑は確定申告書の提出期限の翌日から「7年間」保存しなけらばならない

お客様が手作業で電子取引を保存する場合

こんなお困りごとはありませんか?

従来の紙保管のお困りごと

 毎月数百枚の証憑を月次や取引先ごとにファイリングするのが手間
 7年間分の紙で埋め尽くされ、会議室が保管倉庫状態
 社内外の問い合わせの際、なかなか探し出せない
 忙しくて整理する時間がなく、段ボールにすべて入れているので税務調査が入ったら対応できないかも・・・

電帳法対応におけるお困りごと

 電子取引の保存、やらなければいけないことが多くて手作業と投資が増える
 書類を扱う担当者が一定数以上いて規定や入力ルールの徹底が難しい
 先月の A 社との取引金額を確認したい。探したい請求書って電子?紙?
従来の紙保管のお困りごとに加え、
法改正よって新たに手間やコストが発生します!

RICOH 証憑電子保存サービス とは

「 RICOH 証憑電子保存サービス 」は、2022年施行の改正電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引要件に準拠したクラウド型ストレージサービスです 。
従来の紙保管のお困りごとだけでなく、法改正により新たに発生する手間やコストの削減に貢献いたします!

サービスご利用イメージ

「RICOH 証憑電子保存サービス」 は、たったの 2 ステップで法要件に準拠した電子保存を可能にします。

【STEP1】 紙や電子で発行・受領した請求書などの証憑をスキャンもしくはアップロード
【STEP2】 法令要件で必要な「取引先名」「取引金額」「取引日」の 検索項目を入力

さらに、オプションの入力代行サービスをご利用いただくことで、【STEP 2 】の検索項目入力も不要となり、手間なく正確にデータ化することができます。
お客様のペーパーレス化を促進し、お客様の保存・検索作業にかかるコストの削減にも貢献します。
画像をクリック!拡大してご覧ください。

Before → After RICOH 証憑電子保存サービス

【Before】手作業で電子取引を保存する場合

【After】RICOH 証憑電子保存サービスを導入した場合

お使いの複合機と連携させたスマートな証憑電子保存を運用しませんか?

解説動画をご覧ください。

電子帳簿保存法をわかりやすく解説!【メリットと保存法について】

【参考動画】
バックオフィス・ラボ・チャンネルより

【テーマ】
電子帳簿保存法とは?

【ゲスト】
お名前:持木健太さん
ご職業:中小企業診断士

バックオフィスラボチャンネルでは
経理、総務、労務に関する皆さんのお悩みを解決!
バックオフィス業務をわかりやすく解説していきます。
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株式会社リコー
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